החברה שתבחרו תטפל בתקלות, תקבל גישה למערכות העסק ולעיתים תהיה הגורם הראשון שאליו תפנו ברגע דחוף.
כאשר המחשבים, הדוא"ל או הקבצים של העסק אינם זמינים, העבודה נעצרת. לכן, לפני שחותמים על ריטיינר חודשי לשירותי מחשוב במיקור חוץ, כדאי לבדוק הרבה יותר מהמחיר.
ששת הדגשים הבאים יעזרו לכם להבין מה בדיוק אתם קונים ואיך השירות יעבוד ביום שבו תצטרכו אותו.
שישה דגשים לבחירת חברת מחשוב לעסק
1. גיבוי: מה נשמר, ואיך משחזרים אותו?
כמעט כל עסק יודע שהוא צריך גיבוי. השאלה החשובה היא מה מגבים בפועל: קבצים שעל מחשבי העובדים, תיקיות משותפות, שרתים, דוא״ל או מערכות עסקיות?
אם מסמך נמחק בטעות, או אם מחשב מפסיק לעבוד, האם אפשר לשחזר את המידע הדרוש ולהמשיך לעבוד?
קיימים פתרונות גיבוי מקומיים, גיבוי בענן ושילובים ביניהם. הבחירה תלויה במקום שבו המידע נשמר, בכמות המידע, בתדירות השינויים ובמשך הזמן שהעסק יכול להסתדר בלעדיו.
לכן מומלץ לשבת עם בעל מקצוע, למפות את המידע החשוב ולהבין איזו שיטת גיבוי מתאימה לעסק שלכם.
בקשו לדעת גם מי בודק שהגיבוי הצליח, באיזו תדירות מבצעים בדיקת שחזור ומה צפוי לקרות כשצריך להחזיר קובץ או מערכת שלמה.
גיבוי שלא נוסה בשחזור אינו נותן תשובה מלאה לשאלה הזאת.
2. סודיות: למי אתם נותנים גישה?
מחשב עבודה עשוי להכיל הסכמים, נתוני הנהלת חשבונות, הצעות מחיר, פרטי עובדים ולקוחות, ולעיתים גם מידע מסווג או חומר הכפוף לחיסיון.
כאשר חברת מחשוב חיצונית מטפלת במחשבים ובמערכות שלכם, אנשי הצוות שלה עשויים להיחשף למידע הזה במסגרת העבודה.
לפני תחילת ההתקשרות, בררו כיצד החברה שומרת על סודיות: מי מטעמה רשאי לטפל במערכות שלכם, האם העובדים שלה מחויבים לסודיות, וכיצד היא מטפלת במידע שנחשפה אליו במהלך תמיכה מרחוק או ביקור במשרד.
חשוב שההתחייבויות הללו יהיו ברורות ומוסכמות מראש. עבור עסק שמחזיק מידע רגיש, סודיות אינה רק הבטחה כללית של הספק; היא חלק מהאופן שבו השירות ניתן בפועל.
3. תגובתיות: מה קורה כשהעבודה נעצרת?
"מענה מיידי" נשמע מצוין בהצעת מחיר, אבל מה פירושו בפועל? האם מישהו עונה מיד לטלפון, מתחיל לטפל בתקלה מיד, או מתחייב לפתור אותה בתוך זמן מסוים? אלה דברים שונים.
שאלו מהם זמני המענה לתקלה רגילה ולתקלה שמשביתה עובד, צוות או משרד שלם, באילו שעות השירות זמין ומתי מגיע טכנאי למקום אם אי אפשר לפתור את הבעיה מרחוק.
כדאי לחשוב על תרחיש פשוט: המחשב של עובד חיוני אינו עולה בבוקר, ואין לו עמדה חלופית. גם אם הטכנאי יגיע בהמשך היום, העובד עלול לאבד שעות עבודה. במקרים כאלה אפשר להכין מראש מחשב חלופי, לאפשר עבודה מעמדה אחרת או להסכים על טיפול דחוף. הפתרון המדויק תלוי בעסק, אך הוא צריך להיות ידוע לפני שהתקלה מתרחשת.
4. מקצועיות: האם החברה יודעת לתכנן, ולא רק לתקן?
חברת מחשוב מקצועית אינה אמורה להכיר את העסק שלכם רק כשמשהו מתקלקל. היא צריכה להבין אילו מערכות חיוניות לעבודה, איך המחשבים מחוברים לרשת, היכן נשמר המידע ומה עלול לעצור את הפעילות.
כך אפשר להציע פתרונות מתאימים, לתחזק את המערכות ולהיערך לתקלות צפויות.
שאלו על ניסיון עם עסקים בגודל ובאופי דומים לשלכם, ועל הדרך שבה החברה ניגשת למיפוי המחשבים, הרשת, הגיבויים והאבטחה.
כשיש בעיה, התקנת דרייבר או תוכנה נוספת בתקווה שמשהו יעבוד אינה תחליף לאבחון מסודר. אתם צריכים ספק שיודע להסביר מה גורם לבעיה, מה הוא ממליץ לעשות ומה המשמעות של הפתרון מבחינת זמן, עלות והמשך העבודה.
5. ריטיינר: מה כלול ומה יחויב בנפרד?
אין מודל תמחור אחד שנכון לכל עסק. יש חברות שמציעות ריטיינר רחב הכולל גם ביקורים במשרד, אחרות כוללות בעיקר תמיכה מרחוק, ויש הסכמים שבהם עבודות מסוימות מחויבות בנפרד.
כל השיטות לגיטימיות, כל עוד שני הצדדים יודעים מראש על מה הוסכם.
בדקו האם התשלום החודשי כולל טיפול בתקלות, תחזוקה יזומה, ביקורי טכנאי, הקמת מחשב לעובד חדש, ניהול גיבויים וטיפול במערכות אבטחה.
בררו גם מי משלם על רישיונות, ציוד וחלקי חילוף, וכיצד מתמחרים עבודה מחוץ לשעות הפעילות. ההבחנות האלה יעזרו לכם להשוות בין הצעות מחיר בצורה הוגנת ולמנוע ויכוח דווקא בזמן שבו אתם זקוקים לעזרה.
6. שליטה בגישה: מי יכול להיכנס למערכות שלכם?
סודיות עוסקת בשמירה על המידע. שליטה בגישה עוסקת בשאלה מעשית יותר: למי יש בפועל אפשרות להיכנס אליו?
חברת מחשוב עשויה לקבל הרשאות למחשבי עובדים, לדוא״ל, לשרתים, לגיבויים ולמערכות ניהול. כדאי לברר מי מחזיק בהרשאות האלה, האם לכל איש צוות יש גישה רק למה שנדרש לעבודתו, וכיצד ניתנת ומבוטלת גישה כאשר עובד מצטרף או עוזב.
שאלו גם מה יקרה אם תחליפו חברת מחשוב: האם תקבלו את פרטי הגישה והמידע הדרושים להמשך התפעול, מי יבטל את הגישה של הספק הקודם, ואיך תתבצע העברת האחריות.
העסק צריך להישאר בעל השליטה במערכות שלו לאורך כל ההתקשרות וגם בסיומה.
7. המלצות בגוגל.
אחרי שבדקתם שהחברה יכולה לספק את השירות שהעסק שלכם צריך, כדאי לבדוק גם המלצות בגוגל. מעבר ליכולת המקצועית, אתם עומדים לעבוד עם האנשים האלה באופן שוטף, ולכן חשוב לשמוע איך הם מתנהלים מול לקוחות: האם נוח לפנות אליהם, האם הם זמינים כשצריך והאם הם עומדים במה שסוכם.
המלצות טובות יכולות לעזור בבחירה, אחרי שווידאתם שהשירות עצמו מתאים לכם.
שירותי מחשוב במיקור חוץ יכולים לתת לעסק כתובת מקצועית קבועה ולחסוך זמן יקר, בתנאי שהציפיות ברורות. לפני החתימה, עברו על ששת הנושאים עם הספק ובקשו תשובות שמתייחסות למחשבים, למידע ולדרך העבודה של העסק שלכם. הסכם טוב יבהיר מה עושים בשגרה, מי פועל בזמן תקלה ומה האחריות של כל צד.
